Confidentialité

Introduction

La présente Politique de protection de la vie privée décrit la façon dont l’Association nationale des organismes de réglementation de la pharmacie (ANORP), dans le cadre de l’exploitation du Portail, traite les renseignements personnels recueillis, divulgués et conservés dans le Répertoire national en son nom et au nom du Bureau des examinateurs en pharmacie du Canada (BEPC) et des organismes de réglementation de la pharmacie (ORP). Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été effectuée et a servi à orienter l’élaboration de la Politique de protection de la vie privée de l’ANORP. Elle a également permis de confirmer que les activités du Portail sont conformes à la législation relative à la protection de la vie privée en vigueur au Canada.

À propos du Portail pour pharmaciens Canada

Le Portail est composé d’un site Web, du Répertoire national des renseignements relatifs à l’inscription des diplômés en pharmacie formés à l’étranger, et de deux outils d’auto-évaluation destinés auxdits diplômés. Le site Web public fournit des renseignements en langage clair au sujet du processus d’inscription et de l’exercice de la pharmacie au Canada. Le Répertoire national contient des renseignements qui sont utilisés dans le processus d’inscription des pharmaciens et qui sont soumis par le candidat, le BEPC, les ORP et l’ANORP, notamment, sans toutefois s’y limiter, l’identité personnelle, les titres universitaires, la certification professionnelle, la maîtrise de la langue, la formation pratique structurée, les programmes de préparation à l’emploi, la jurisprudence et l’inscription. Les diplômés en pharmacie formés à l’étranger qui cherchent à devenir pharmaciens agréés au Canada s’inscrivent en premier lieu au Portail. Pour ce faire, ils accèdent au Portail des diplômés en pharmacie formés à l’étranger à partir du site Web public. On peut accéder aux deux outils d’auto-évaluation soit à partir du site Web public, soit à partir du Portail des diplômés en pharmacie formés à l’étranger. L’un des outils aide ces diplômés à déterminer s’ils comprennent le processus d’inscription et l’exercice de la pharmacie au Canada et s’ils y sont prêts. L’autre outil aide les diplômés en pharmacie formés à l’étranger à passer en revue leurs connaissances et leurs compétences afin de cibler les lacunes et de préparer un plan d’apprentissage.

L’un des objectifs du Portail consiste à aider les ORP à harmoniser autant que possible les exigences relatives à l’inscription et à créer un guichet unique de soumission des demandes et de présélection des diplômés en pharmacie formés à l’étranger qui cherchent à être agréés au Canada. En outre, le Portail vise à réduire la répétition inutile des étapes et des activités liées à l’inscription des diplômés en pharmacie formés à l’étranger.

À propos de l’ANORP

L’ANORP est une association bénévole composée d’organismes provinciaux et territoriaux de réglementation de la pharmacie et des Services de pharmacie des Forces canadiennes. Elle est constituée en personne morale en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Ses membres réglementent l’exercice de la pharmacie au Canada dans leurs régions respectives, et leur mandat principal consiste à protéger le public. L’ANORP fait office de plateforme de discussion et permet de traiter à l’échelle nationale des questions communes liées à l’exercice de la pharmacie au Canada.

L’organisation assume les fonctions de dépositaire et d’administrateur de système du Portail pour pharmaciens Canada.

À propos du BEPC

Le BEPC (Bureau des examinateurs en pharmacie du Canada) est l’organisme national d’évaluation de la profession pharmaceutique au Canada. Le BEPC a pour fonction d’évaluer les titres de compétence des pharmaciens et des techniciens en pharmacie au nom des ORP participants. Le Bureau évalue les titres de compétence, prépare et fait passer les examens, notamment un Examen d’aptitude national.

Il est responsable de vérifier l’identité des candidats, ainsi que leurs diplômes et leur autorisation d’exercer. Il est également chargé i) de numériser les renseignements et les pièces d’identité et de les télécharger dans le Répertoire national et ii) de télécharger les résultats de l’Examen d’évaluation et de l’Examen d’aptitude dans le Répertoire national.

À propos des ORP

Les ORP (organismes de réglementation de la pharmacie) sont responsables de la réglementation de la profession pharmaceutique dans leur territoire de compétence respectif.

Voici une liste des ORP :

• College of Pharmacists of British Columbia
• Alberta College of Pharmacy
• Saskatchewan College of Pharmacy Professionals
• College of Pharmacists of Manitoba
• Ordre des pharmaciens de l’Ontario
• Ordre des pharmaciens du Québec
• Ordre des pharmaciens du Nouveau-Brunswick
• Nova Scotia College of Pharmacists
• Prince Edward Island College of Pharmacy
• Newfoundland and Labrador Pharmacy Board
• Yukon Consumer Services
• Gouvernement des Territoires du Nord-Ouest
• Gouvernement du Nunavut

Les ORP sont responsables de télécharger certains renseignements concernant l’autorisation d’exercer des candidats dans le Répertoire national, en particulier les renseignements concernant i) l’achèvement par le candidat d’une formation pratique structurée et sa réussite de l’examen sur la jurisprudence; et ii) la date à laquelle toutes les exigences relatives à l’inscription sont satisfaites.

Notre engagement envers la protection de la vie privée

L’ANORP assurera la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels liés au Portail, définis ci-dessus, confiés à sa garde ou qui se trouvent par ailleurs sous son contrôle. La présente Politique de protection de la vie privée a été rédigée afin d’expliquer comment l’ANORP protège le caractère confidentiel des renseignements personnels des diplômés en pharmacie formés à l’étranger qui sont recueillis, utilisés, conservés, divulgués ou éliminés relativement à l’exploitation du Portail.

La présente Politique de protection de la vie privée reflète le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (CAN/CSA-Q830-96) et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques fédérale (LPRPDE). La présente Politique de protection de la vie privée traite des sujets suivants :

1. l’obligation de l’ANORP de rendre des comptes au sujet de ses pratiques en matière de protection de la vie privée;
2. les fins auxquelles elle recueille les renseignements personnels des diplômés en pharmacie formés à l’étranger et les types de renseignements recueillis;
3. le consentement;
4. la façon dont l’ANORP utilise et divulgue les renseignements personnels de ces diplômés;
5. les processus de l’ANORP de protection, de conservation et d’élimination de leurs renseignements personnels;
6. le droit des diplômés en pharmacie formés à l’étranger d’accéder à leurs renseignements personnels et d’en demander la correction;
7. la manière pour ces diplômés d’obtenir des réponses ou de soulever des préoccupations au sujet du traitement des renseignements personnels par l’ANORP ou de la conformité de cette dernière avec la présente Politique de protection de la vie privée;
8. le droit qu’a l’ANORP de modifier la présente Politique de protection de la vie privée.

Champ d’application

La présente Politique de protection de la vie privée s’applique aux renseignements personnels des candidats qui sont confiés à la garde ou qui se trouvent sous le contrôle de l’ANORP et qui ont été recueillis, utilisés, conservés, divulgués ou éliminés relativement à l’exploitation du Portail.

La présente Politique de protection de la vie privée s’applique également aux renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués par l’ANORP au moyen du site Web du Portail. À cet égard, il est important de consulter l’Engagement envers la protection de la vie privée en ligne concernant le Portail des pharmaciens Canada, qui forme la deuxième partie de la présente Politique de protection de la vie privée. Le traitement par l’ANORP des renseignements personnels au moyen du site Web, tel qu’il est envisagé dans Notre engagement envers la protection de la vie privée en ligne, reste néanmoins assujetti aux engagements de portée plus large de l’ANORP en matière de protection de la vie privée décrits dans la première partie de la présente Politique de protection de la vie privée.

Définitions

Les définitions suivantes ont été créées afin d’expliquer les termes souvent utilisés dans la présente Politique de protection de la vie privée :

Collecte fait référence au fait de recueillir ou d’acquérir des renseignements personnels, que ce soit directement ou indirectement, par tout moyen que ce soit; ce terme inclut la création de renseignements personnels.

Par consentement, on entend le fait de convenir de ce qui est fait ou proposé. Pour que les renseignements personnels puissent être traités, un consentement doit être exprimé. Le consentement explicite doit être expressément donné, soit oralement, soit par voie électronique, soit par écrit.

Par divulguer ou divulgation, on entend le fait de fournir des renseignements personnels à toute autre personne que

i) la personne à qui ils se rapportent; ii) son ou ses mandataires autorisés; iii) l’ANORP; iv) le BEPC; ou v) une ORP à laquelle la personne en question a donné son consentement.

Dans la présente politique, le terme renseignements personnels signifie des renseignements concernant une personne identifiable, qui comprennent :

• des renseignements au sujet de sa santé physique ou mentale;
• des renseignements tirés d’analyses ou d’examens;
• des renseignements recueillis au cours du processus d’inscription et d’obtention de l’autorisation d’exercer par l’intermédiaire du Portail.

Les renseignements personnels visés par cette politique ne comprennent pas les renseignements relatifs à des personnes-ressources commerciales, notamment le nom de la personne, le titre de son poste, son adresse professionnelle, son numéro de téléphone professionnel, son numéro de télécopie professionnel ou son adresse électronique professionnelle.

Une transmission fait référence à la réception de renseignements personnels de la part d’une organisation à laquelle l’ANORP fournit des services de traitement des renseignements personnels en vertu d’un contrat de prestation de services ou d’une convention de services contenant des dispositions appropriées liées à la protection de la vie privée, ou à l’envoi de tels renseignements à une telle organisation.

Par utilisation, on entend le traitement des renseignements personnels par l’ANORP ou par des organisations retenues par l’ANORP pour traiter les renseignements personnels en son nom.

Principe 1 – Obligation de rendre des comptes

1.1 Le conseil d’administration de l’ANORP est responsable en dernier ressort des questions liées à la protection de la vie privée, mais a délégué certaines responsabilités précises, notamment la responsabilité quotidienne de la conformité et de l’administration de la protection de la vie privée, au directeur général de l’ANORP. Le Programme de gestion de la protection de la vie privée de l’ANORP comprend les activités clés suivantes :

• favoriser une culture de la protection de la vie privée à l’ANORP;
• analyser et appliquer les lois et les politiques relatives à la protection de la vie privée;
• établir des processus relatifs à la sécurité des renseignements personnels (voir le principe 7 ci-après);
• mettre en place des procédures en matière d’accès, de plainte et de correction (voir les principes 9 et 10 ci-après);
• élaborer une politique relative à la conservation et à l’élimination des renseignements personnels (voir les principes 5.4 et 5.5 ci-après);
• former le personnel au sujet de la protection de la vie privée des clients;
• préparer des documents de communication pour expliquer sa politique et ses procédures de protection de la vie privée;
• administrer un programme de vérification de la protection de la vie privée;
• collaborer avec les experts-conseils en technologie et en sécurité des renseignements de l’ANORP.

 Voici les coordonnées du directeur général de l’ANORP :

Association nationale des organismes de réglementation de la pharmacie (ANORP)
1800-130, rue Albert
Ottawa (Ontario) K1P 5G4
Numéro de téléphone : 613-569-9658

Bien que le directeur général soit le principal responsable du Programme de protection de la vie privée de l’ANORP, d’autres membres du personnel de l’ANORP peuvent l’assister dans le recueil et le traitement quotidien des renseignements personnels.

1.2 L’ANORP est responsable des renseignements personnels confiés à sa garde ou se trouvant sous son contrôle, y compris tout renseignement personnel qu’elle peut transmettre à une autre organisation aux fins de traitement. Il est interdit à toute organisation retenue par l’ANORP pour traiter les renseignements personnels d’utiliser, de conserver, de divulguer ou d’éliminer les renseignements personnels que lui transmet l’ANORP, sauf conformément aux modalités de la convention de services qu’elle a conclue avec l’ANORP et à la présente politique.

Principe 2 – Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels

2.1 L’ANORP recueille, utilise et divulgue les données sur les candidats, les renseignements personnels et toute autre information figurant dans le Répertoire national aux seules fins suivantes :

1. pour tenir à jour un fichier électronique de renseignements sur l’identité, les titres de compétence et l’inscription et de documents pouvant être communiqués aux ORP et au BEPC;
2. pour traiter la demande du candidat, y compris l’attribution d’un Identifiant du Portail national;
3. pour traiter les résultats en matière de compétences langagières et d’autres exigences réglementaires (p. ex. les résultats du programme de préparation à l’emploi);
4. pour permettre à un candidat de faire une demande d’inscription auprès de l’ORP de son choix;
5. pour évaluer la demande d’inscription d’un candidat;
6. pour inscrire un candidat au registre approprié si l’évaluation de sa demande est conforme aux exigences de l’ORP choisie par le candidat;
7. pour traiter les procédures d’appel ou d’examen pouvant découler d’une demande d’inscription;
8. pour traiter les paiements pour les services offerts.

2.2 L’ANORP recueille, utilise et divulgue les données sur les candidats, les renseignements personnels et toute autre information figurant dans le Répertoire national aux seules fins secondaires suivantes :

1. pour entreprendre l’analyse statistique et la production de rapports, mais seulement si les renseignements personnels ont été dépersonnalisés;
2. pour offrir un service continu au candidat.

L’Association nationale des organismes de réglementation de la pharmacie (ANORP) ne demandera que les renseignements personnels dont elle a besoin à ses fins opérationnelles légitimes et aux fins opérationnelles légitimes des ORP et du BEPC.

2.3 Chaque fois que l’ANORP recueille des renseignements personnels directement auprès d’un candidat, elle lui en explique les raisons avant ou pendant une telle collecte. Si des renseignements personnels déjà recueillis doivent être utilisés ou divulgués à une fin autre que celles qui avaient été indiquées ou n’étant pas raisonnablement liée à ces dernières, l’ANORP, sous réserve de ses droits et obligations juridiques, indique cette nouvelle fin au candidat avant l’utilisation ou la divulgation en question.

2.4 Le personnel de l’ANORP qui recueille des renseignements personnels au nom des ORP et du BEPC est en mesure d’expliquer de façon adéquate au candidat les fins auxquelles ses renseignements personnels sont recueillis.

Principe 3 – Consentement

3.1 Sauf lorsque la loi l’autorise, l’ANORP ne recueille, n’utilise ou ne divulgue pas les renseignements personnels d’un candidat sans avoir reçu son consentement concernant les fins décrites aux articles 2.1 et 2.2 de la présente Politique de protection de la vie privée.

3.2 Le candidat peut refuser de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de ses renseignements personnels par l’ANORP. En raison du refus du consentement d’un candidat, l’ANORP pourrait ne pas être en mesure d’évaluer son admissibilité à l’inscription au Répertoire national et aux Examens d’évaluation et aux Examens d’aptitudes du BEPC ou de traiter sa demande d’inscription.

3.3 Le candidat peut retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de ses renseignements personnels par l’ANORP jusqu’à ce qu’une ORP prenne une décision à l’égard de son inscription, en envoyant à l’ANORP un avis raisonnable. Si le candidat retire son consentement, il est possible qu’il doive soumettre ses données une deuxième fois à l’ORP concernée.

Principe 4 – Restriction de la collecte

4.1 L’ANORP recueille, utilise et divulgue seulement les renseignements personnels nécessaires aux fins décrites au principe 2 ci-dessus. Les renseignements personnels sont recueillis seulement directement auprès du candidat, auprès d’autres organismes de réglementation de la pharmacie, du BEPC ou des établissements d’examen ou de formation, avec le consentement du candidat. L’ANORP ne recueille les renseignements personnels que par des moyens équitables et licites.

4.2 L’ANORP recueille, utilise, divulgue et conserve les types suivants de renseignements personnels sur les candidats:

1. nom, adresse, numéro de téléphone;
2. photographie personnelle et date;
3. date de naissance;
4. pays de naissance;
5. identifiant du Portail national;
6. dossier scolaire (nom et adresse de l’université, diplôme universitaire et dates);
7. document d’autorisation d’exercer (pays, nom et adresse de l’organisme d’agrément, dates);
8. réussite des examens et des évaluations;
9. date à laquelle les exigences liées à l’inscription ont été satisfaites;
10. inadmissibilité aux examens ou à la certification (ou à l’autorisation d’exercer).

Principe 5 – Restriction de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

5.1 L’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels par l’ANORP sont limitées aux fins décrites dans les principes 2.1 et 2.2 ci-dessus ou indiquées au moment de la collecte. L’ANORP n’utilise pas les renseignements personnels si d’autres renseignements peuvent faire l’affaire, et n’utilise pas davantage de renseignements personnels que ce qui est raisonnablement nécessaire aux fins prévues. Lorsque l’ANORP a l’intention d’effectuer des analyses ou des rapports statistiques, elle rend auparavant les renseignements personnels anonymes à l’aide de méthodes appropriées de dépersonnalisation.

5.2 L’ANORP peut divulguer les renseignements personnels :

1. aux organismes canadiens de réglementation de la pharmacie et au Bureau des examinateurs en pharmacie du Canada, ainsi qu’à leurs représentants, qui, de l’avis de l’ANORP, ont un besoin légitime de connaître de tels renseignements;
2. à tout autre gouvernement et à toute autre personne ou organisation à qui la personne a autorisé l’ANORP à divulguer les renseignements personnels;
3. lorsque la loi l’autorise ou l’exige;
4. à un organisme canadien de réglementation de la pharmacie, si l’ANORP cesse de fournir les services du Portail au nom des organismes canadiens de réglementation de la pharmacie ou a été dissoute.

Sauf lorsque la loi l’exige ou l’autorise, l’ANORP s’abstient de vendre, de négocier, d’échanger ou de troquer les renseignements personnels obtenus au sujet d’un candidat, ou de les divulguer contre contrepartie.

5.3 L’ANORP conserve et élimine les renseignements personnels qu’elle recueille par l’intermédiaire du Portail conformément à la Politique de l’ANORP sur la conservation et l’élimination des dossiers et des données électroniques du Portail des pharmaciens Canada. Les renseignements personnels figurant dans le Répertoire national sont éliminés conformément à la politique de l’ANORP.

5.4 Sous réserve de l’article 5.3 ci-dessus, les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires aux fins indiquées et légitimes de l’ANORP sont archivés conformément à la Politique de l’ANORP sur la conservation et l’élimination des dossiers et des données électroniques du Portail des pharmaciens Canada.

Principe 6 – Exactitude

6.1 L’ANORP ne met pas habituellement les renseignements personnels à jour, à moins que cela ne soit nécessaire aux fins pour lesquelles ces derniers ont été recueillis. Cependant, l’ANORP cherche à s’assurer que les renseignements personnels sous son contrôle sont raisonnablement exacts et complets afin de réduire la possibilité que des renseignements personnels inexacts ou incomplets servent à prendre une décision au sujet de la personne à qui ces renseignements appartiennent.

Principe 7 – Mesures de protection

7.1 L’ANORP protège les renseignements personnels sous son contrôle à l’aide de mesures de protection raisonnables appropriées au caractère délicat des renseignements en question. Ces mesures de protection raisonnables visent à protéger les renseignements personnels sous tous les formats contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation, la modification ou l’élimination non autorisés. L’accès physique aux lieux où les renseignements personnels sont recueillis, traités ou conservés est réservé aux employés autorisés. Des mesures de contrôle appropriées sont également en place pour protéger les systèmes informatiques et les procédures de traitement des données; ces mesures de contrôle sont périodiquement examinées afin d’assurer leur conformité avec les politiques et les pratiques de l’ANORP en matière de sécurité et de protection de la vie privée.

Principe 8 – Ouverture

8.1 Tout renseignement supplémentaire au sujet des politiques et des procédures de l’ANORP liées à la protection de la vie privée peut être obtenu sur demande.

Principe 9 – Accès individuel

9.1 Sous réserve de ses droits et de ses obligations juridiques, l’ANORP, lorsqu’elle reçoit une demande écrite d’accès aux renseignements, informe le candidat en question de sa possession, de son utilisation ou de sa divulgation des renseignements personnels, le cas échéant, et l’autorise à accéder à ces derniers s’ils se trouvent sous le contrôle de l’ANORP. Si le candidat demande de tels renseignements ou un tel accès, il doit fournir suffisamment de renseignements dans sa demande pour autoriser l’ANORP à rendre compte de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ces renseignements personnels. Tout renseignement personnel fourni par l’ANORP au candidat à la suite d’une demande d’accès doit être présenté sous une forme généralement compréhensible.

9.2 L’ANORP répond aux demandes dans un délai raisonnable et en tout cas dans les trente (30) jours suivant la réception de la demande. L’ANORP peut prolonger ce délai de réponse de trente (30) jours supplémentaires si le fait de répondre dans les trente (30) jours perturbe ses activités de façon non raisonnable ou si le temps à consacrer aux consultations requises pour répondre à la demande rend le respect d’un tel délai difficilement faisable. Lorsque cela est nécessaire, l’ANORP peut également prolonger le délai de réponse aussi longtemps qu’il le faut pour convertir les renseignements personnels concernés dans un format qui permet à une personne atteinte d’une déficience sensorielle de lire ou d’écouter lesdits renseignements personnels. L’ANORP avise par écrit le candidat de toute prolongation de la période de réponse dans les trente (30) jours suivant la demande. L’ANORP répond aux demandes d’accès à moindre coût ou gratuitement. S’il y a lieu, elle consulte le BEPC et les ORP.

9.3 Si le candidat prouve, à la satisfaction de l’ANORP, que les renseignements personnels détenus ou contrôlés par cette dernière sont inexacts ou incomplets, l’ANORP y apporte les modifications appropriées. Ces modifications peuvent comprendre la correction, la suppression ou l’ajout de renseignements personnels. Le cas échéant, les renseignements personnels modifiés sont transmis aux parties qui avaient précédemment reçu les renseignements personnels inexacts ou incomplets.

Principe 10 – Contestation de la conformité

10.1 Au cas où le candidat désire s’enquérir ou se plaindre des pratiques de l’ANORP en matière de renseignements personnels ou de la conformité de l’ANORP avec la présente Politique de protection de la vie privée, une demande de renseignements ou une plainte écrite peut être envoyée à l’attention du directeur général, à l’adresse fournie dans le principe 1 ci-dessus. Le directeur général étudie toutes les plaintes et répond à toutes les demandes de renseignements écrites. Si le directeur général juge qu’une plainte est justifiée, l’ANORP prend toutes les mesures raisonnables pour modifier ses politiques ou ses procédures en matière de protection de la vie privée.

Modifications apportées à la Politique de protection de la vie privée de l’ANORP

L’ANORP ne révise ni ne modifie cette politique sans consulter au préalable les ORP et le BEPC; elle tiendra raisonnablement compte des commentaires de ces dernières entités dans la révision ou la modification de la politique. L’ANORP n’a pas le droit de résilier ou d’annuler la politique. Toutes les révisions de la Politique de protection de la vie privée ne s’appliquent qu’aux renseignements personnels recueillis après la date de prise d’effet.